Det er Seksjon for lønn og personaltjenester i PO-avdelingen som setter status til SLUTT på den ansatte basert på informasjon de får i arkivsystemet Public360.
Når status blir satt til SLUTT, skjer følgende:
- Du får et automatisk e-postvarsel dagen etter at din konto får status SLUTT.
- Konto blir automatisk
- Sperret etter 15 dager.
- Slettet etter 120 dager.
- Pensjonist?
Hvis du går av med pensjon, blir du satt til SLUTT og mister alle tilganger hvis du ikke inngår en emerita-/emiritusavtale med USN. Les mer om emerita-/emeritusavtalen her. - Tilgang til e-postlister
Når du settes til SLUTT i FS, så blir du fjernet fra alle organisatoriske e-postlister (institutt, fakultet, seksjon, avdeling), men beholder medlemskap i campuspostlister du er medlem av. Alle andre IT-tjenester vil være tilgjengelige fram til selve IT-brukerkontoen din blir sperret etter 15 dager. - Teams
Når du settes til SLUTT i FS, mister du tilgangen til organisatoriske teams i Teams. Tilgangen til andre teams blir opprettholdt til brukerkontoen blir sperret. Dersom du har lastet opp filer i teams blir disse liggende selv om din brukerkonto blir sperret og slettet. - Microsoft 365
Hvis du har lastet ned hele eller deler av MS Office-pakken via innlogging i Microsoft 365, så vil lisensen slutte å virke en stund etter at brukerkontoen din er slettet. Du vil se dette ved at det kommer en beskjed om at programmet (Word, Excel, osv.) ikke er lisensiert, og mange funksjoner vil slutte å fungere. Du må da kjøpe din egen lisens. - E-postkonto
15 dager etter at status er satt til slutt, kan du ikke lenger logge deg inn på e-postkontoen din. Selve kontoen blir slettet samtidig med brukerkontoen etter 120 dager. Du må derfor i god tid før du slutter, ta vare på alle viktige e-postmeldinger og adresser. Det er også lurt å sette opp automatisk svar med henvisning til din nye e-postadresse noen uker i forkant av at du slutter. Automatiske svar vil fungere helt til brukerkontoen din blir slettet. - Filområder
Når brukerkontoen din sperres etter 15 dager, har du heller ikke tilgang til filer du har lagret. Husk at filene dine kan være lagret mange steder. Du må selv ta vare på de filene du har bruk for i god tid før du slutter. Filer du lagrer på ditt personlige hjemmeområde, M:, og i OneDrive vil bli automatisk slettet en tid etter at brukerkontoen din er slettet. Filer du lagrer på fellesområdet, V:, vil bli liggende der hvis du ikke selv sletter dem. Det samme gjelder for L: og O: hvis du har lagret filer der. Hvis du har fått tildelt et personlig område på P: (forskningsdata), må du avklare med din nærmeste leder om innholdet der vil være nyttig for USN etter at du har sluttet, før du sletter filene. - Personlig webområde
Hvis du har tatt i bruk ditt personlige webområde til nettsider eller annen fillagring, så er det ikke noe automatikk på sletting, men webområdet kan i teorien bli slettet når som helst etter at brukerkontoen er slettet. Hvis du ønsker at det skal slettes samtidig som du slutter, bør du derfor slette webområdet selv. Har du hatt andre webområder (til prosjekter e.l.) som ikke lenger er aktuelle, bør du enten selv slette dette/disse, eller melde fra til it-support@usn.no om at dette/disse kan slettes, eventuelt si ifra hvor lenge dette/disse bør ligge tilgjengelig før sletting kan skje. Husk i så fall å sende med lenke(r) hvis du melder ifra til IT-support. - IT-utstyr
Her kan du lese regler for avhending av IT-utstyr ved fratredelse av stilling. (krever innlogging)