USN har følgende muligheter for masseutsending av epost:
- Epostlister for organisatorisk enheter
- Epostlister for campus
- Manuelt opprettede epostlister
- Delte epostbokser
Medlemskap i de organisatoriske epostlistene er obligatorisk, men campuslistene kan justeres og epostlister/delte postbokser kan opprettes ved behov. Se nedenfor for mer informasjon.
Merk: Du finner adressene til alle disse mottakerne i adresseboken i Outlook.
Epostlister for organisatorisk enheter
Det eksisterer organisatoriske epostlister for hvert fakultet, institutt, avdeling og seksjon i organisasjonen.
Ansatte ved et institutt vil automatisk få medlemskap i epostlisten for både det instituttet og det fakultetet de tilhører i tillegg til listen for alle ansatte ved USN. På samme måte vil de ansatte i en seksjon få medlemskap i epostlisten for både sin egen seksjon og den avdelingen seksjonen tilhører (i tillegg til listen for alle ansatte ved USN).
Når en person blir ansatt, meldes dette til personalservice av nærmeste leder. Personen blir da registrert som fagperson i FS. Det er den organisatoriske tilhørigheten som er registrert i FS som bestemmer hvilke organisatoriske epostlister den ansatte kommer med på. Timelærere og stipendiater registreres på det instituttet der de er ansatt. Pensjonister med emerita-/emeritusavtale registreres på det instituttet de har inngått avtale med. Likeledes vil arbeidsforhold som opphører, meldes til personalservice av nærmeste leder. Den ansatte vil da fjernes fra de organisatoriske epostlistene.
Merk: Medlemskap i de organisatoriske epostlistene er obligatorisk.
Epostlister for campus
Det eksisterer en epostliste per campus.
Alle ansatte vil automatisk bli meldt inn i en campus-epostliste. Når en person blir ansatt, meldes dette til personalservice av nærmeste leder. Personen blir da registrert som fagperson i FS. Det er det campus som er registrert i FS som bestemmer hvilken campus-epostliste den ansatte kommer med på.
Merk 1: Formålet med epostlistene for campus er å sende ut campusspesifikk informasjon.
Merk 2: Medlemskap i epostlistene for campus er frivillig, og du kan som ansatt selv melde deg inn og ut av disse epostlistene etter eget ønske. Har du tilhørighet til flere campus, kan du melde deg inn i listene for de andre campusene.
Slik redigerer du medlemskap i campuslister.
Manuelt opprettede epostlister
Hvis en gruppe ansatte har behov for epostlister utover det som opprettes automatisk, kan det opprettes manuelle epostlister.
Bruk skjema for bestilling av ekstra IT-tjenester for å bestille en epostliste.
Merk: Oppgi en person som kan være ansvarlig for epostlisten. Bruk kommentar-feltet i skjemaet. Denne personen blir eier av epostlisten og har ansvaret for å melde personer inn og ut. Det er kun eier av en epostliste som får meldt medlemmer inn og ut av epostlisten.
Slik redigerer du epostlisten.
Delte epostbokser
En delt epostboks er en epostboks som flere brukere kan åpne for å lese og sende e-postmeldinger.
Den delte epostboksen legger seg i brukernes Outlook-klienter (som en ekstra innboks). Med delte epostbokser kan grupper av brukere lese og sende e-post fra en felles epostboks. Brukerne kan også dele en felles kalender slik at de for eksempel kan planlegge og vise ferieplaner eller arbeidsskift.
Bruk skjema for bestilling av ekstra IT-tjenester for å bestille en delt epostboks.
Merk: Oppgi hvilke personer som skal ha tilgang til den delte epostboksen. Bruk kommentar-feltet i skjemaet.