Dette kan innebære samskriving i dokumenter, elektroniske møter eller samarbeid i de forskjellige appene man har tilgang til gjennom Teams.
Med hvert team får man følgende:
- Et eget område med dokumentbibliotek til lagring av filer
- En delt postboks med kalender
- Tilgang til andre Microsoft 365 apper, og enkelte tredjepartsverktøy, gjennom faner i teamets kanaler
Det finnes to typer team, Private og Offentlige (public) team
Private team
I et Privat team kan du invitere medlemmer. Du som oppretter teamet blir eier av teamet og er i utgangspunktet den eneste som kan invitere nye medlemmer eller fjerne ekstisterende medlemmer. Eksterne personer som inviteres inn i teamet, får rollen gjestebruker. Disse brukerne har begrensede rettigheter. Mer informasjon gjestebruker. Et medlem kan i ettertid oppgraderes til eier, men en gjestebruker kan ikke få rollene eier eller medlem.
Hvis personene du ønsker å invitere inn i ditt nye team har USN-tilhørighet kan du søke opp personer på navn - løsningen søker opp personene automatisk, og du klikker på navnet til de du vil invitere. Skal du invitere eksterne, må du skrive inn full epostadresse – mottaker vil da få en invitasjon til teamet.
Offentlig team
I et Offentlig team kan du invitere deltagere som beskrevet over, men et åpent team er søkbart, og andre enn de du har invitert kan søke om å få bli med. Eier må godkjenne slike søknader. Alle eksterne (i begge typer team) vil få rollen gjestebruker.
Alle i organisasjonen kan bli med i et offentlig (public) team. Hvis man klikker på knappen for å bli med i et team så blir man umiddelbart lagt inn som medlem, uten at noen må godkjenne det.
Organisatoriske teams (Ansatte)
Det opprettes et team for hver organisatorisk enhet i USN. Disse teamene populeres automatisk med medlemmer basert på brukernes (de ansattes) organisasjonstilhørighet.
Et organisatorisk team vil ikke ha en eier som kan legge til eller fjerne medlemmer i teamet. Årsaken til dette er at medlemskap i teamet skal styres av organisasjonstilhørigheten. Dette betyr at enhetens leder ikke kan melde inn verken interne eller eksterne personer i et organisatorisk team. Det er likevel mulig å legge til interne personer (USN ansatte) som har behov for tilgang til det organisatoriske teamet, f.eks. økonomicontroller etc. Bruk skjemaet "Bestill ekstra IT-tjenester" på "Tilgang til datasystemer - USN Intranett" for å bestille tilgang.
For å skille organisatoriske team ut fra andre manuelt opprettede team, har vi valgt å navngi disse utfra følgende navnestandard: “Team USN-XXXX" - hvor “XXXX” består av organisasjonsenhetens akronym, for eksempel “INHM”.
Levetid på team
Team som opprettes manuelt har en såkalt "expiration policy" som er satt til 365 dager. Dette vil si at hvis det ikke har vært aktivitet i teamet på 365 dager, vil teamet med alt innhold automatisk slettes. Med "aktivitet" menes da dette:
- Å åpne, redigere, laste ned, flytte, dele eller laste opp en fil i teamet
- Å gå inn på en kanal
30 dager, 15 dager og 1 dag før levetidens slutt, vil eieren(e) av teamet motta et varsel (e-post) om at levetiden løper ut. Om teamet skal leve videre, må eieren(e) bekrefte dette ved å følge anvisningene i varselet. Teamet får da fornyet levetiden med 365 dager. Dersom levetiden ikke fornyes, vil teamet med alt innhold slettes.
Eier du et Team som du vet skal leve lenge, bør du vurdere å oppjustere et eller flere medlemmer til eier(e) slik at teamet ikke blir slettet hvis du slutter eller har et langvarig fravær.
MS Teams veiledninger finnes her: MS Teams 1-2-3