Vi ønsker at ansatte og studenter skal varsle om kritikkverdige forhold.
Med kritikkverdige forhold menes forhold som er i strid med rettsregler, skriftlige etiske retningslinjer i virksomheten eller etiske normer som det er bred tilslutning til i samfunnet, for eksempel forhold som kan innebære:
- Fare for liv eller helse
- Fare for klima eller miljø
- Korrupsjon eller annen økonomisk kriminalitet
- Myndighetsmisbruk
- Uforsvarlig arbeidsmiljø
- Brudd på personopplysningssikkerheten
Det regnes ikke som varsling å gi uttrykk for uenighet om beslutninger og vedtak som fattes enten det handler om budsjettfordeling, ansettelser, faglige prioriteringer eller vedtak med hjemmel i lov og regelverk. Varsling er et samlebegrep, og hver sak er forskjellig slik at saksbehandling og konklusjonen blir ulikt.
Hvem kan du varsle til?
Du kan varsle til:
- Din nærmeste leder
- Tillitsvalgt eller verneombud
- CMS Kluge Advokatfirma AS (marco.lilli@cms-kluge.com)
- Offentlig tilsynsmyndighet
- Til varslingsutvalget gjennom skjema for varsling
Ved USN prøver vi å løse problemer så tidlig som mulig og på lavest mulig nivå. Hvis du oppdager kritikkverdige forhold, bør du som ansatt, ta det opp med din nærmeste leder. Hvis du mener at saken ikke kan løses lokalt, kan du ta det opp med lederen på nivået over (dekan/avdelingsleder). Leder skal da involvere Personal- og organisasjonsavdelingen i håndteringen av varsler.
Studenter kan ta opp saker med studenttillitsvalgt, studentombud, studieveileder, foreleser eller programkoordinator før det varsles på nettskjema. Er det vanskelig å gjøre det alene, ta med deg en venn eller medstudent.
Du har rett til å ta med deg en person du har tillit til i møter. Er du ansatt, kan for eksempel være en tillitsvalgt fra fagforeningen din eller et av verneombudene. Studenter kan ta kontakt med SSN (studentrådgivere), studentombudet, studentprest eller studenttillitsvalgt, f.eks. klassetillitsvalgt, tillitsvalgt for campus eller campuskontakt i læringsmiljøsaker.
Varsling til media eller gjennom sosiale media
Vi oppfordrer til å vise varsomhet med varsling til media/sosiale media. For å være beskyttet av arbeidsmiljølovens regler om vern av ansatte som varsler, er det en forutsetning at varsling skjer på en forsvarlig måte. Varsling etter USNs retningslinjer (internt ved USN eller tilsynsmyndighet) er definert som forsvarlig varsling.
Slik varsler du
Det er ingen formelle krav til hva varselet skal inneholde. Varsling kan skje på ulike måter, per brev, e-post, telefon eller muntlig. For saksgang og dokumentasjon anbefales skriftlig varsling. Det er også mulig å varsle gjennom portalen som du finner lenke til nedenfor på siden.
Det er også en fordel at du kan gi en så presis beskrivelse som mulig av saken:
- Hva varsler du om?
- Hvor og når skjedde det, tidsrom, dato og klokkeslett?
- Hvem er involvert/vitner?
- Konkret beskrivelse av det kritikkverdige forholdet.
- På hvilken måte du mener det er lovbrudd eller brudd på etiske retningslinjer for statstjenesten.
- Angi eller legge frem relevant dokumentasjon, e-poster, brev, sms og lignende.
USNs oppfølging av varslingssaker
Det er opprettet et varslingsutvalg ved USN. Dette utvalget består av:
- En medarbeider ved USN som har lang erfaring med å forvalte arbeidsgiveransvar
- En jurist fra Personal og organisasjonsavdelingen
- En jurist fra eksternt advokatfirma som universitetet har avtale med
- En medarbeider oppnevnt etter forslag fra tjenestemannsorganisasjonene
Utvalget sorterer alle innkomne varsler og vurderer videre saksbehandling av varslingen.
Den som har ansvaret for oppfølgningen og behandlingen av varselet vil normalt være nærmeste leder for den det varsles om, eller ansvarlig leder for det forhold som det varsles om. Dette skjer i samarbeid med saksbehandler fra PO.
Dersom ansvarlig leder er inhabil, skal ansvaret løftes til første habile nivå i linjen. Ansvarlig leders habilitet vurderes fortløpende under saksbehandlingen.
Behandling av personopplysninger
USN ved Personal- og organisasjonsutviklingsavdelingen har ansvaret for å behandle alle sensitive opplysninger konfidensielt og i tråd med Personopplysningsloven i forbindelse med varslingssaker.
Har du spørsmål om behandlingen kan du også kontakte USNs HMS ansvarlig Ingrid Kristine Reitan (Ingrid.k.reitan@usn.no).
Du kan også kontakt USNs personvernombud, Paal Are Solberg (personvernombud@usn.no) dersom du har spørsmål omkring personvernet i behandlingen. De rettslige grunnlaget for behandlingen her hjemlet i både arbeidsmiljøloven og universitet- og høgskoleloven; PVF artikkel 6, 1 pkt, bokstav c), jf, aml § 2 A-3 og Pvf artikkel 6, 1 pkt, bokstav c), jf, uh-loven § 1-6.
Opplysningene kan måtte utleveres til part i saken etter forvaltningslovens bestemmelser, ansattes leder, jf, aml § 2-1 eller studentorganisasjoner, jf UH-loven § 4-1 (3). Opplysningene blir arkivert etter arkivloven.
Du har rett til å be oss om innsyn i opplysningene og korrigering av eventuelle feil, eller eventuelt sletting av personopplysninger eller begrensning av behandlingen som gjelder deg, eller til å protestere mot behandlingen.
Dersom du mener at behandlingen krenker ditt personvern kan du klage til Datatilsynet. Spør gjerne vårt personvernombud om dette.
Anonymitet
Det er anledning til å varsle anonymt slik at vi ikke kjenner til din identitet. Ved bruk av varslingsportalen nedenfor kan du varsle anonymt.
Anonym varsling gjør imidlertid at det kan være vanskeligere for oss å få fulgt opp varslingen på en god måte.
Hvis du varsler med fullt navn vil ikke den du varsler om automatisk få opplyst hvem det er som har varslet. Dette må avgjøres på grunnlag av en helhetlig vurdering.
Varslingen og varslers identitet skal så langt det er mulig behandles konfidensielt. Men den det er varslet om skal ha muligheter til å imøtegå påstandene i varslingen (kontradiksjon). Konsekvensen av dette vil ofte være at den det er varslet om blir kjent med hvem som har varslet.
Roller og ansvar i varslingssaker
Arbeidstakere som varsler om mulige kritikkverdige forhold, har vern mot gjengjeldelse. Arbeidstakere som varsler på vegne av andre, er ofte ikke part i saken. I en varslingssak er det kun den eller de som varslingen retter seg mot, eller den saken direkte gjelder, som er part i saken. Den som varsler har dermed ikke rett til innsyn i hvordan arbeidsgiver håndterer saken. Den som varsler kan be om informasjon om varselet blir håndtert, men ikke informasjon om selve saksbehandlingen. Den som varsler har alltid rett til et fullt forsvarlig arbeidsmiljø under håndteringen av varselet.
Ved varsling kan det mulige kritikkverdige forholdet være et brudd utført av én eller flere personer, eller et brudd på system- eller virksomhetsnivå. I saker hvor det kritikkverdige forholdet er rettet mot én eller flere personer, er det viktig å ivareta den eller de som varselet gjelder. Den varselet gjelder har alltid rett til et fullt forsvarlig arbeidsmiljø under håndteringen av varselet. Den eller de det varsles om, har etter personvernlovgivningen rett til å få innsyn i påstandene om seg, både om det kritikkverdige forholdet og andre personopplysninger som er samlet. Den, de eller det det varsles om, har også rett til å gi sin versjon av det kritikkverdige forholdet (rett til kontradiksjon).
En tillitsvalgt har som oppgave å bistå sine medlemmer. Tillitsvalgtes rolle i varslingssaker:
- Være tilgjengelig for medlemmet for evt. råd og veiledning i prosessen.
- Delta som bisitter for medlemmet i møter i forbindelse med saksbehandlingen.
Saksbehandlingen er arbeidsgivers ansvar og tillitsvalgte skal ikke delta i denne.
Ved varsling kan arbeidstakeren hvis ønskelig varsle via tillitsvalgt. Rollen for tillitsvalgte blir da å være en budbringer som formidler varselet til rette instans, i tråd med varslingsrutinene. Det ligger ikke noe ansvar eller plikt for tillitsvalgt til å vurdere eller akseptere varselets innhold. Tillitsvalgte har samme vern mot gjengjeldelse ihht. varslingsreglene som andre ansatte.
Verneombud er en lovpålagt ordning som skal ivareta samtlige arbeidstakeres behov og interesser i saker som angår arbeidsmiljøet, uavhengig av om de ansatte er fagorganisert eller ikke. Verneombudet representerer alle innenfor sitt verneområde. Verneombudet har en plikt til å varsle om forhold som kan medføre ulykkes- og helsefare. Dette innebærer imidlertid ikke at verneombudet behøver å ta stilling til innholdet i varselet eller stille seg bak det. Verneombudet representerer alle innenfor sitt verneområde og må være dette bevisst. Verneombudets rolle i varslingssaker er å være tilgjengelig for råd og veiledning i prosessen. Verneombudet er ikke selvstendig part i saken. Verneombudet har samme vern mot gjengjeldelse ihht. varslingsreglene som andre ansatte.
Arbeidsmiljøutvalget (HAMU) har vanligvis ikke en rolle i konkrete varslingssaker. HAMU blir 2 ganger i året orientert på generelt grunnlag om arbeidet med varslingssaker.
Her varsler du
Det er trygt å varsle gjennom nettskjema. Nettskjema blir kryptert og sendt direkte til et lukket saksbehandlingssystem. Saken behandles konfidensielt av ansatte som har taushetsplikt både underveis, og etter at saken er avsluttet.
Varsling av kritikkverdige forhold
Du må logge inn på min.usn for å kunne bruke skjemaet.
Anonym varsling
Vi tilbyr en kanal for anonym varsling. Ved å benytte denne kanalen når man varsler gir det USN en mulighet til å kommunisere med varsler uten at vi vet hvem varsler er. Det vil ofte være et behov for å følge opp med ytterligere spørsmål for å kunne følge opp saken på en god nok måte.
Den anonyme kanalen er levert av en ekstern partner som krypterer data og sikrer informasjon med passord.
Alle varslene behandles konfidensielt.
Undersøkelsesprosessen er beskrevet i våre retningslinjer for varsling
Anonym varsling av kritikkverdige forhold: