Hva er forskjellen på rutiner, arbeidsbeskrivelser, brukerveiledninger og maler?

En rutine beskriver oppgaver eller aktiviteter i en prosess. Beskrivelsen inneholder formål, omfang, ansvar, beskrivelse av aktiviteten samt eventuelle frister.

En arbeidsbeskrivelse gir en oversikt over de oppgaver/aktiviteter som skal gjennomføres og er knyttet til en rutine. Arbeidsbeskrivelsen skal inneholde hvem som gjør hva, hvordan det skal gjøres og når aktiviteten skal foregå.

En veiledning er en detaljert steg for steg beskrivelse av hvordan man gjennomfører en oppgave.

Maler og skjema
En mal definerer standard tekst og layout for et dokument.

Et skjema innhenter informasjon for videre prosessering, og består av felter som skal fylles ut. Et utfylt skjema er dokumentasjon på gjennomført kvalitetsarbeid.

Godkjente rutiner og arbeidsbeskrivelser skal alltid følges.

Rutiner og arbeidsbeskrivelser finner du her (krever innlogging).

Brukerveiledninger er hjelpeverktøy og beskriver detaljert hvordan en oppgave skal utføres.

Maler skal brukes for oppgi nødvendig informasjon i saksbehandlingen samt for å å dokumentere en oppgave. 

Brukerveiledninger og maler finner du under relevant tjeneste under Utdanning og studiekvalitet.

Ja, alle rutiner, arbeidsbeskrivelser, brukerveiledninger og maler kan endres og skal endres ved behov. Eksempelvis skal en rutine endres om en oppgave endrer seg eller det kommer nye eksterne eller interne føringer. 

Rutiner og arbeidsbeskrivelser skal godkjennes av leder i henhold til delegasjon.

Alle rutiner og arbeidsbeskrivelser i kvalitetssystemet er samlet på en egen side. I tillegg er dokumentene fordelt på relevante tjenestesider under utdanning og studiekvalitet.