Personvern for USN Alumni
Universitetet i Sørøst-Norge (USN) er behandlingsansvarlig for personopplysninger som behandles i forbindelse med alumniarbeid og relasjonsbygging. Opplysningene lagres i Microsoft Dynamics, som er USNs system for alumnikontakt.
Formål med behandlingen
Formålet er å støtte gjensidige mål som styrker relasjonen mellom USN og tidligere studenter. Det deg som alumn mulighet til å holde kontakt med fagmiljøer, dele kompetanse og erfaring, og få informasjon om arrangementer, videreutdanningstilbud og andre interessant informasjon. For USN bidrar dette til å utvikle utdanningene og styrke universitetets omdømme. Relasjonen skal være bærekraftig og bygge på gjensidig nytte.
Behandlingsgrunnlag
Personopplysninger behandles med grunnlag i berettiget interesse (GDPR art. 6 (1) f), der det er et legitimt behov for å følge opp tidligere studenter.
For studenter/alumner som ikke inngår i pilotprosjektet fra 2025/2026, brukes samtykke som grunnlag (GDPR art. 6 (1) a). Samtykket gis via påmeldingsskjema, der det også informeres om lagring, formål og rettigheter. Du kan når som helst be om innsyn, retting eller sletting.
Hvilke opplysninger behandles?
Følgende data hentes fra Felles Studentsystem (FS) og registreres i Microsoft Dynamics:
- Studentnummer, navn, fødselsdato, kjønn, student-e-post, privat e-post (dersom oppgitt), mobilnummer, postnummer og bostedskommune, campus, fakultet og institutt, studieprogram, oppstartsår og kull
Det behandles ikke sensitive personopplysninger.
Lagring og sikkerhet
Dataene lagres i opptil 10 år. Før dette utløper, vil du få en forespørsel om å videreføre samtykket. Uten samtykke slettes opplysningene. Systemet er skybasert og driftet av Microsoft innenfor EU/EØS. Det finnes en databehandleravtale mellom USN og Microsoft. Kun autoriserte ansatte med tjenstlig behov har tilgang.
Dine rettigheter
Du har rett til innsyn, retting, sletting, begrensning og å protestere mot behandlingen.
Kontaktpersoner:
- Personvernombud: personvernombud@usn.no
- Ansvarlig for alumni: alumni@usn.no