Som ph.d.-kandidat har du ansvar for å sette deg inn i kravene og innholdet i opplæringsdelen for ditt ph.d.-program. Du skal melde deg opp til emner og fullføre opplæringsdelen på totalt 30 studiepoeng.

Dersom det oppstår behov for endringer underveis, for eksempel i opplæringsdelen, kan du søke programutvalget om godkjenning av endringene. Aktuelle skjemaer finner du blant ressursene i håndboka.

Ph.d.-utdanningen er en formelt veiledet utdanning. Du forventes å delta aktivt i planlegging og gjennomføring av veiledningen. Det anbefales at du og veilederen utarbeider en veiledningsavtale eller en felles plan for veiledningsarbeidet ved oppstart. 

Avtalt framdrift skal følges så langt det er mulig. Alle ph.d.-kandidater skal levere årlig framdriftsrapport i samsvar med bestemmelsene i ph.d.-forskriftens kapittel 3.

Dersom fakultetet eller ph.d.-programmet krever deltakelse på seminarer, skal du delta på disse. Det forventes også at du presenterer forskningsarbeidet ditt i relevante faglige fora, både internt og eksternt, gjennom doktorgradsløpet.

Dersom prosjektet blir forsinket, kan du søke om forlengelse av ph.d.-avtalen. Søknaden skal inneholde en oppdatert framdriftsplan og behandles av programutvalget i samsvar med gjeldende retningslinjer ved USN.

Dersom du opplever utfordringer knyttet til forskningsarbeidet eller veiledningen, bør du ta dem opp så tidlig som mulig. Hvis du ikke ønsker å drøfte saken direkte med veilederen, kan du kontakte nærmeste leder, programutvalgsleder, ph.d.-koordinator eller fakultetets verneombud.

Ved langvarig sykdom, permisjon eller andre forhold som påvirker veiledningen, kan programutvalget oppnevne ny veileder eller gjøre endringer i veiledergruppen. Søknad om endring skal sendes på fastsatt skjema.

USN oppfordrer alle ph.d.-kandidater til å engasjere seg i stipendiatforeningen USN SPO. Alle ph.d.-kandidater er automatisk medlemmer. Foreningen arbeider for å ivareta og fremme kandidatenes faglige og sosiale interesser. 

Midtveisevalueringen er, sammen med opplæringsdelen, en sentral og obligatorisk del av ph.d.-utdanningen. Evalueringen gjennomføres normalt i tredje eller fjerde semester og må være gjennomført før avhandlingen kan leveres til bedømmelse.

Midtveisevalueringen er obligatorisk uavhengig av hvor langt kandidaten har kommet med publisering av planlagte artikler.

Formålet med midtveisevalueringen er å:

• vurdere faglig kvalitet og framdrift i prosjektet
• identifisere forhold som kan føre til forsinkelser eller utfordringer
• gi råd og innspill som kan styrke prosjektets videre gjennomføring

Programutvalget, veilederne og kandidaten har et felles ansvar for å følge opp forhold som kan påvirke framdriften. Målet er at doktorgradsarbeidet så langt som mulig skal kunne fullføres innen normert tid.

Under evalueringen presenterer kandidaten prosjektet sitt for en evaluatorgruppe bestående av minst to personer som er oppnevnt av programutvalget. Gruppen vurderer prosjektets faglige status og framdrift og gir tilbakemeldinger til kandidaten, veilederne og programutvalget.

Rutiner og gjennomføring kan variere mellom ph.d.-programmene. Du må derfor gjøre deg kjent med hvilke krav og prosedyrer som gjelder for ditt program.

Dersom evalueringen avdekker vesentlige faglige eller forhold som kan utfordre framdriften i prosjektet, skal det settes inn tiltak for å følge opp disse.

Du planlegger midtveisevalueringen i samarbeid med veilederen. Veilederen sender forslag til en evealueringsgruppe for programutvalget. 

Driftsmidler er økonomiske midler som kan brukes til aktiviteter og kostnader knyttet til gjennomføringen av doktorgradsutdanningen i avtaleperioden.

For kandidater som ikke er ansatt ved USN, skal tilgang til driftsmidler beskrives i ph.d.-avtalen.

Dersom doktorgradsarbeidet inngår i et større forskningsprosjekt, disponeres driftsmidlene normalt gjennom prosjektleder. I enkelte tilfeller kan kandidaten disponere midlene selv.

Alle driftsmidler skal brukes i samsvar med gjeldende lover, forskrifter og regler for bruk av offentlige midler. Eventuelle ubrukte midler tilfaller institusjonen.

Driftsmidlene som tildeles stipendiater ved USN og i universitets- og høyskolesektoren, er offentlige midler. Utstyr og andre anskaffelser som finansieres med disse midlene, er derfor som hovedregel institusjonens eiendom og ikke kandidatens personlige eiendom. Dette gjelder særlig større anskaffelser.

USN har rammeavtaler som skal benyttes ved innkjøp av varer og tjenester. Alle anskaffelser skal gjennomføres i samsvar med universitetets gjeldende innkjøpsrutiner.

Dersom du har spørsmål om bruk av driftsmidler, bør du kontakte prosjektleder, instituttleder eller nærmeste leder.

Langvarig sykdom, fødsel, foreldrepermisjon og andre lovfestede permisjoner gir normalt grunnlag for forlengelse av doktorgradsperioden.

Ved slikt fravær skal du kontakte arbeidsgiver eller personalavdelingen for å avklare rettigheter og søknadsprosedyrer.

Dersom du er eksternt ansatt, skal du også informere ph.d.-koordinator ved USN. Opptaksperioden i ph.d.-programmet må da forlenges tilsvarende det dokumenterte fraværet.

Forlengelse forutsetter at permisjonen eller fraværet er godkjent av arbeidsgiver, og at nødvendig dokumentasjon legges fram.

Fravær som skyldes andre forhold, eller som går utover gjeldende arbeidsavtale eller ph.d.-avtale, må det søkes særskilt om. Søknaden skal dokumenteres og støttes av arbeidsgiver eller prosjekteier.

Vær oppmerksom på at langvarig fravær kan påvirke IT-tilganger ved USN. Dersom du er usikker på hvilke konsekvenser fraværet kan få, bør du kontakte IT-avdelingen eller nærmeste leder.

Se også: Stipendiatsiden

USN oppfordrer ph.d.-kandidater til å gjennomføre studie- eller forskningsopphold ved utenlandske institusjoner.

Planlagte utenlandsopphold bør beskrives i prosjektbeskrivelsen ved opptak. Dette gjelder også dersom alle detaljer ikke er avklart på søknadstidspunktet.

Dersom behovet for et utenlandsopphold oppstår etter at prosjektet har startet, skal dette avklares med veileder og fakultet før planleggingen videreføres. 

Mer informasjon finner du her: Utenlandsopphold under forskerutdanningen (Krever innlogging) 

Veiledningsforholdet reguleres av ph.d.-forskriften og ph.d.-avtalen som inngås ved opptak til programmet.

Regelmessig kontakt mellom kandidaten og veilederen er viktig for framdriften og kvaliteten i doktorgradsarbeidet. Veilederen skal bidra med faglige råd, støtte og oppfølging gjennom hele utdanningen.

Det anbefales at kandidat og veileder utarbeider en veiledningsavtale ved oppstart.

Veilederen kan blant annet bistå med:

• råd om emner og aktiviteter i opplæringsdelen
• avgrensning av tema og utvikling av problemstilling
• drøfting av metoder, hypoteser og forskningsdesign
• analyse og tolkning av resultater
• forskningsetiske problemstillinger
• anbefaling av relevant faglitteratur
• planlegging og gjennomføring av doktorgradsprosjektet

Dersom det er behov for endringer i veiledningsforholdet, skal dette behandles gjennom en formell søknad til programutvalget. Søknaden sendes på fastsatt skjema. 

For å legge til rette for et godt doktorgradsløp anbefales det at du: 

• informerer veileder og/eller ph.d.-koordinator dersom du ønsker å søke om forlengelse, endre opplæringsdelen eller bytte veileder
• gir beskjed om forhold som kan påvirke framdrift, veiledning eller gjennomføring av prosjektet
• planlegger tiden godt og følger opp egne milepæler
• bygger faglige nettverk og orienterer deg om relevante karrieremuligheter
• deltar i internasjonale nettverk, sommerskoler og mobilitetsordninger når det er relevant
• bidrar til et inkluderende og faglig stimulerende ph.d.-miljø ved USN gjennom aktiv deltakelse og samarbeid med andre kandidater

Et godt doktorgradsløp skapes gjennom faglig utvikling, samarbeid og aktiv deltakelse i forskningsmiljøet. Du oppfordres derfor til å engasjere deg, dele erfaringer og bidra til et godt lærings- og forskningsfellesskap ved USN.