Universitetet i Sørøst- Norge (USN) ved Seksjon for internasjonalisering behandler personopplysninger i forbindelse med saksbehandling av din søknad om utvekslingsopphold. I noen tilfeller vil personopplysninger kunne sendes fra USN til partnerinstitusjon i utlandet, for at de skal kunne saksbehandle på sin side og gi deg tilbud om utvekslingsopphold.
Det rettslige grunnlaget for behandlingen er å muliggjøre et utvekslingsopphold hos en av våre partnerinstitusjoner i utlandet. Saksbehandling som krever bruk av personopplysninger ved USN og hos partner er nødvendig for at studenter ved USN kan gis et opptak hos partnerinstitusjonen. Noen utvekslingsstudenter velger også å inngå egne kontrakter for markedsføringsformål med USN, der personopplysninger vil bli behandlet.
For overføringer av personopplysninger til land med tilstrekkelig beskyttelsesnivå (EU-land, samt land som har et nivå for beskyttelse av personopplysninger godkjent av EU) kan personopplysninger sendes til partner for saksbehandling hos dem.
Sending av personopplysninger til land som ikke har et godkjent nivå for beskyttelse av personopplysninger vil kreve et såkalt overføringsgrunnlag. Eksempler på land der sending krever et overføringsgrunnlag er tredjeland som Kina, India, Tanzania, USA, Australia, Mexico, Guatemala, Nicaragua, Madagaskar, Sør-Afrika, Malawi m.fl.
Ingen personopplysninger vil uansett sendes fra USN uten studentens samtykke, og ingen sensitive personopplysninger vil sendes fra USN til partnere.
Opplysningene om deg faller i følgende kategorier:
· navn,
· studentnummer
· kontaktopplysninger,
· opplysninger om ønsket studieopphold (sted og varighet),
· opplysninger om studenters nærmeste pårørende,
· informasjon om studentens akademiske resultater og språknivå
En «Learning agreement» med bla navn på student og faglærere ved USN og partnerinstitusjon inngås. I noen tilfeller benyttes et motivasjonsbrev skrevet av student. Du bør unngå å skrive helseopplysninger her. Videre kan karakterutskrifter, attester og lignende bli behandlet og eventuelt delt med partnerinstitusjon i tredjeland.
Opplysningene er samlet inn fra studentene selv og informasjonen som er registrert i USNs studentsystem, og brukes kun til nødvendig saksbehandling for utvekslingsoppholdet.
Opplysningene som samles inn lagres mindre enn ett år (Erasmus-oversikter), så lenge arkivloven angir, eller etter reglene i Felles Studentsystem. Studenter kan selv se sin søknad med mer i Studentweb.
Behandlingsansvarlig og rettigheter
Har du spørsmål om behandlingen kan du kontakte oss på utveksling@usn.no
Du kan også kontakte personvernombud@usn.no dersom du har spørsmål rundt personvernet i behandlingen. Du har rett til å be oss om innsyn i opplysningene og korrigering av eventuelle feil, eller eventuelt sletting av personopplysninger eller begrensning av behandlingen som gjelder deg, eller til å protestere mot behandlingen. Dersom du mener at behandlingen krenker ditt personvern kan du klage til Datatilsynet.