USN ved Seksjon for internasjonalisering behandler dine personopplysninger i forbindelse med ditt utvekslingsopphold. De rettslige grunnlagene for behandlingen er muliggjøre en utvekslingsavtale med en av våre partnerinstitusjoner, og allmennhetens interesse av tryggest mulig internasjonal studentutveksling. I tillegg ønsker noen utvekslingsstudenter å inngå egne kontrakter for markedsføringsformål.
Opplysningene om deg faller i følgende kategorier: navn, studentnummer og kontaktopplysninger på studenter, opplysninger om ønsket studieopphold (sted og varighet), om studenters nærmeste pårørende, og informasjon om studentens akademiske resultater. Et «Learning agreement» med bla navn på student og faglærere ved USN og partnerinstitusjon inngås. I noen tilfeller benyttes et motivasjonsbrev skrevet av student. Du bør unngå å skrive helseopplysninger her, og du kan ikke gjøre det med mindre du samtykker til at det deles med mottakerinstitusjonen. Videre kan karakterutskrifter, attester og lignende bli behandlet og eventuelt delt med partnerinstitusjon i tredjeland.
Opplysningene er samlet fra de involverte og brukes bare til utvekslingsoppholdet. Men dette innebærer å dele noen av opplysningene med partnerinstitusjoner i utlandet. Hjemmelen for å dele opplysningene med tredjeland utenfor Europe eller listen over godkjente tredjeland (Sveits, Andorra, Færøyene, Guernsey, Jersey, Isle of Man, Argentina, Canada, Israel, New Zealand, Japan og Uruguay) er EU-kommisjonens standardavtaler. Eksempler på slike tredjeland er Kina, Sør-Korea, India, Brasil, Tanzania, USA, Australia, Mexico, Guatemala, Nicaragua, Madagaskar, Sør-Afrika, Malawi, Tyrkia og Bosnia.
Opplysningene lagres mindre enn et år (Erasmus-oversikter) eller så lenge arkivlova angir, eller etter reglene i Felles Studentsystem. Studenter kan selv se sin søknad med mer i Studentweb.
Har du spørsmål om behandlingen kan du kontakte Ingebjørg Synnøve Tegdal Halvorsen Ingebjorg.Halvorsen@usn.no eller Eline Flesjø Eline.Flesjo@usn.no.
Du kan også kontakt personvernombud@usn.no dersom du har spørsmål omkring personvernet i behandlingen. Du har rett til å be oss om innsyn i opplysningene og korrigering av eventuelle feil, eller eventuelt sletting av personopplysninger eller begrensning av behandlingen som gjelder deg, eller til å protestere mot behandlingen. Dersom du mener at behandlingen krenker ditt personvern kan du klage til Datatilsynet. Spør gjerne vårt personvernombud om dette.