Praktisk

• Som ph.d. kandidat er det viktig at du orienterer deg om kursdelen til ditt respektive program. Du er ansvarlig for å melde deg opp til emner og å fullføre opplæringsdelen på 30 ECTS. Dersom du vil gjøre endringer i opplæringsdelen, kan det legges inn søknad til programutvalget (se resursene under). 
• Ph.d. kandidater deltar aktivt i planleggingen og gjennomføringen av, veiledningsmøter. 
• Avtalt framdrift overholdes etter beste evne, og det skal leveres en årlig framdriftsrapport (Jfr. ph.d -forskriften § 3-7.)

Plikter 

• Ph.d. kandidater må gjennomføre midtveisevaluering iht. avtalt plan. (Jfr. Ph.d. -forskriften § 3-8.), fortrinnsvis mellom 3 og 4 semester. Midtveisevalueringen skal gjennomføres uavhengig av publiseringsstatus på planlagte artikler i avhandlingen. 
• Skal delta på ph.d.-seminarer dersom dette kreves av fakultetet/ph.d –programmet. Det forventes i tillegg at kandidaten deltar aktivt og presenterer prosjektet sitt i interne og eksterne faglige fora underveis i ph.d. løpet.
• Kandidater kan søke om utvidet tid i ph.d. -programmet hvis forsinkelser oppstår i arbeidet og/eller prosjektet. Dette kan søkes om med oppdatert fremdriftsplan. Søknad sendes til ph.d. -koordinator, og skal behandles av programutvalget. 
• Ta initiativ til å drøfte utfordringer og problemer som måtte oppstå med forskningsarbeidet og/eller veiledningen, så tidlig som mulig. Hvis det ikke er ønskelig å drøfte problemet direkte med veileder(-ne), kan du kontakte programutvalgsleder eller ph.d.-koordinator for programmet. Det er også mulig å kontakte verneombudet på fakultetet. 
• Ph.d.-utvalget har ansvaret for å oppnevne ny(e) veileder(e) ved langvarig sykdom, permisjon e.l. Skjema for å søke endring av veileder må benyttes.
• Det oppfordres til engasjement i USNs stipendiatforening – USN SPO. Som ph.d. kandidat er du automatisk medlem i foreningen som har som mål å samle informasjon om og fremme felles faglige og sosiale interesser.

En midtveisevaluering gjennomføres normalt i tredje eller fjerde semester. Arbeidet til en ph.d.-kandidat vurderes av en gruppe på minst to personer oppnevnt av programutvalget. Evalueringen skal vurdere faglig status og fremdrift i ph.d.-arbeidet og gi tilbakemelding til ph.d.-kandidat, veileder og programutvalget. Praksis for gjennomføring av midtveis kan variere mellom ph.d. programmene. Gjør deg derfor kjent med rutiner for dette ved ditt fakultet. ​​​​

Midtveisevaluering er sammen med opplæringsdelen, et viktig element i ph.d. løpet, og gjennomføres ordinært i tredje eller fjerne semester. Evalueringen er en obligatorisk del av ph.d. programmet, og et krav for å levere avhandling/disputere.

Som ph.d. kandidat skal du presentere ditt arbeid og bli vurdert av en gruppe på minst to opponenter, oppnevnt av programutvalget. Evalueringen skal vurdere status og fremdriften i doktorgradsarbeidet, samt gi tilbakemelding til deg, din veileder og programutvalget.

Hovedformålet med midtveisevalueringen, på linje med den årlige rapporteringen, er å hjelpe doktorgradskandidater med å identifisere faktorer som kan utgjøre en risiko for prosjektet i form av hindringer eller forsinkelser, samt å gi innspill som kan forbedre kvaliteten på arbeidet. Programutvalget, veiledere og du som er ph.d. kandidat, har en plikt til aktivt å følge opp forhold som kan føre til forsinkelser eller manglende gjennomføring av doktorgradsarbeidet, slik at arbeidet så langt det er mulig, kan fullføres innenfor den normerte tidsrammen.

Dersom midtveisevalueringen identifiserer betydelige svakheter i forskningsarbeidet, skal tiltak iverksettes for å rette opp situasjonen.

Midtveis skal planlegges i samarbeid med veileder. Din veileder skal sende inn forslag til evaluatorkomite, i forkant. Du kan lese mer om planlegging av midtveisevaluering i resursene tilgjengelig under. 

Driftsmidler er midler som kan brukes til gjennomføring av forskerutdanningen i den avtalte tilsettingsperioden. Dersom du er tilsatt utenfor USN, skal tilgang på driftsmidler beskrives i doktorgradsavtalen. Dersom du er tilknyttet et overordnet prosjekt må du normalt gå via prosjektleder for å disponere midlene, men noen ph.d.-kandidater kan disponere midlene selv. Uansett må driftsmidlene disponeres i henhold til gjeldende lover og regler for bruk av offentlige midler. Ubrukte driftsmidler tilfaller institusjonen (USN). Driftsmidlene til USN-ansatte stipendiater, og også andre stipendiater i UH-sektoren, er offentlige midler. Det betyr at anskaffelsene i utgangspunktet ikke er kandidatens personlige eiendom. Dette gjelder spesielt større anskaffelser. Du kan avklare detaljene rundt bruk av driftsmidlene med prosjektleder eller instituttleder. Kontakt din nærmeste leder dersom du er usikker på noe omkring driftsmidlene.

USN har rammeavtaler som skal benyttes ved innkjøp. Det er viktig at du bruker disse ved alle innkjøp og følger retningslinjene for reiser for ansatte ved bestilling av reise. 

Ved fravær som dreier seg om foreldrepermisjon, sykdom eller andre saker knyttet til ditt arbeidsforhold, skal du kontakte personalavdelingen.

Ved søknad om fravær grunnet arbeid på annet prosjekt eller lignende, må bekreftelse fra arbeidsgiver/prosjektleder legges ved søknaden. Søknaden skal godkjennes av programutvalget. Du bør uavhengig av årsak til fraværet ta dette opp med din veileder slik at det best mulig kan legges til rette for gjenopptakelse arbeidet når du kommer tilbake.

Vær oppmerksom på at USN IT tilganger kan bli endret ved langvarig fravær – kontakt IT avdelingen for avklaring.

USN oppfordrer sine ph.d.-kandidater til studieopphold ved utenlandske institusjoner. Slike studieopphold bør så langt det er mulig legges inn i prosjektbeskrivelsen. Dette kan du gjøre selv om du ikke har avtale eller detaljer på plass på søknadstidspunktet. Dersom man etter prosjektstart ser at man ønsker å tilbringe deler av forskningstiden ved en utenlandsk gjesteinstitusjon uten at dette har vært lagt inn i opprinnelig plan, må dette avklares med veileder og fakultet. Les mer om ph.d.-mobilitet, søknader og muligheter i resursene under. 

Veilederforholdet blir regulert av ph.d. forskriften og ph.d. avtalen som signeres ved opptak. Det er viktig å ha jevnlig kontakt med din veileder gjennom hele ditt ph.d. løp. Din veileder kan bistå med kursanbefalinger, faglig støtte og planlegging av ph.d. løpet. 

Din veileder kan bla. hjelpe deg med:

• Bistå med kursanbefalinger i opplæringsdelen
• Avgrensing av tema, og formulering av problemstilling
• Drøfting av ulike metoder og hypoteser, samt tolkning og analyse  
• Forskningsetiske spørsmål knyttet til ph.d. arbeidet
• Anbefale faglitteratur
• Veilede deg i forskningsetiske spørsmål knyttet til avhandlingen

Dersom det er ønskelig å gjøre endringer i veiledningsforholdet, gjøres dette via en formell søknad. Søknaden behandles av programutvalget. Du søker om endring av veiledningsforhold gjennom eget søknadsskjema (se resurser under).

• Meld fra til din veileder og/eller ph.d.-koordinator dersom du ønsker å søke om utvidet tid, bytte kurs eller veileder
• Informer veileder og/eller ph.d.-koordinator om alle forhold som kan ha betydning for veiledningen eller progresjon i prosjektet. Gjelder også eventuelle eksterne samarbeidspartnere.
• Vær bevisst tiden du har til rådighet
• Hold deg orientert om arbeidsmarkedet – bygg nettverk og lag en karriereplan
• Delta i internasjonale nettverk, søk på sommerskoler som tilbys gjennom våre internasjonale nettverk YERUN og EDUC og søk mobilitetsstipend dersom du ønsker et lengre forskningsopphold utenfor Norge
• Bidra til at egen, og andre ph.d. kandidaters doktorgradsutdanning ved USN, blir en god reise. Delta, engasjer deg og bry deg!