Vis studievalg

Del B. Ph.d.-håndbok for administrering av ph.d.-utdanningen

Denne delen av ph.d.-håndboken er spesielt utviklet for de som administrerer de ulike ph.d.-programmene ved Høgskolen i Sørøst-Norge.


 

Organisering av ph.d.-utdanningen

Styret

  • Ph.d.-utdanningen er forankret på institusjonsnivå, og HSNs styre har det overordnede ansvaret for ph.d.-utdanningen og fastsetter organisering og drift
  • Styret vedtar om det skal søkes om akkreditering og godkjenning av en ph.d.-utdanning og fastsetter hvilket fakultet som skal være vertsfakultet for forvaltningen av utdanningen

Forskningsutvalget

  • Koordinere på tvers av HSNs ph.d.-programmer og skal sikre en enhetlig og god forskerutdanning ved HSN

Dekan

  • Sikre at HSN har faglig relevante forskningsprosjekter i sin forskerutdanning
  • Har ansvar for å utarbeide den årlige kvalitetsrapporten fra fakultet som skal inkludere evaluering av ph.d.-utdanningen og sikre kvalitetsutvikling, samt inngå i institusjonens årlige kvalitetsrapport
  • Dekanen ved vertsfakultetet oppnevner medlemmene av programutvalget

Programutvalg

  • Har ansvar for faglig innhold, utvikling og undervisning ved programmet innenfor vedtatte rammer og retningslinjer
  • Har myndighet til å fatte vedtak på vegne av dekan og fakultet i saker som gjelder faglig innhold, struktur, og gjennomføring av ph.d.-programmet i tråd med HSNs ph.d.-forskrift og øvrig regelverk
  • Skal følge opp studieprogrammet i tråd med HSNs kvalitetssystem, og årlig rapportere på kvalitet i programmet
  • Skal gi råd om kvalitetsarbeidet for doktorgradsprogrammene
  • Har ansvar for regelmessig rapportering til dekan av ph.d.-kandidatens progresjon
  • Hvert ph.d.-program har et programutvalg

Institutt

  • Skal sikre at kandidaten til enhver tid har tilgang på relevant infrastruktur
  • Skal sikre tilknytning til relevant fagmiljø, med internasjonal orientering og eventuell tilknytning til forskergruppe
  • Instituttleder skal gjennomføre årlige medarbeidersamtaler med stipendiater som er ansatt ved HSN.

Leder for programutvalget

  • Skal fungere som programkoordinator på ph.d.-programmet og rapporterer til dekan
  • Er faglig ansvarlig for ph.d.-programmet
  • Har ansvar for evaluering og rapportering iht. kvalitetssystemet ved HSN

FoI-seksjonen

  • Har ansvar for å lede ph.d.-forum som består av ph.d.-koordinatorene fra alle ph.d.-programmene
  • Har ansvar for å samordne rutiner på ph.d.-programmene

Ansvar i gjennomføringen av ph.d.-løpet

1. Starte opp

Mål: Ph.d.-kandidater ved HSN skal sikres en god oppstart som legger grunnlaget for en vellykket gjennomføring av ph.d.-utdanningen.

Før opptak

Her finner du alle skjema og informasjon om forberedelser og prosessen frem mot opptak.

Flertallet av HSNs ph.d.-kandidater finansieres gjennom stipendordninger som medfører et ansettelsesforhold mellom kandidaten og HSN. For disse har instituttleder personalansvar. Vanlige regler om ansettelse gjelder for ph.d.-kandidater tilsatt ved HSN eller ekstern part. I tillegg er stipendiatstillinger underlagt Forskrift om ansettelsesvilkår for stillinger som postdoktor, stipendiat, vitenskapelig assistent og spesialistkandidat.

Programutvalget:

  • Har ansvaret for at HSN tar inn høyt kvalifiserte kandidater til sin forskerutdanning
  • Skal sikre kvalitet i ansettelses- og opptaksprosessen
  • Skal sikre at det finnes veileder med formell kompetanse og kapasitet til å ta imot kandidaten som tilbys opptak ved studiet

Instituttleder:

  • Avtaler oppstartsdato med kandidaten, og sørger for kontorplass i relevant fagmiljø
  • Informerer IT-tjenesten om kontorplass og oppstartsdato
  • Tilbyr alle nye kandidater en velkomstsamtale ved oppstart med informasjon om faglige og administrative kontaktpersoner
  • Skal sikre at kandidatene så tidlig som mulig integreres i instituttets miljø
  • Utarbeider i samarbeid med kandidaten en plan for gjennomføring av eventuelt pliktarbeidet i henhold til forskriftene

Ph.d.-koordinator:

Etter søknad om opptak

Her finner du alle skjema og informasjon om opptak og oppstart.

Prosessen fra søknad om opptak fram til en skriftlig avtale er omhandlet i §§ 2-2, 2-4 og 2-5 i ph.d.-forskriften og beskrives steg for steg i HSNs kvalitetsrutiner og arbeidsbeskrivelser for ph.d.-utdanningen med tilhørende skjema. Prosessen gjennomføres som følger:

Ph.d-kandidat:

Ph.d.-koordinator:

  • Orienterer kandidat og veileder om opptaksvedtak
  •  Sikrer at opptaket formaliseres i form av skriftlig avtale mellom ph.d.- kandidat, veiledere, ansvarlig fakultet v/dekan og eventuell ekstern institusjon innen tre uker etter opptak
  • Sikrer at kandidat og veileder innen tre måneder etter opptak leverer endelig prosjektbeskrivelse
  • Får signatur på avtalen fra dekan og returnerer ett eksemplar til kandidat og ett til hovedveileder. Det tredje eksemplaret arkiveres

Programutvalget:

  • Behandler søknaden og fatter opptaksvedtak/anbefaling
  • Behandler endelig prosjektbeskrivelse
  • Skal følge opp tilknytning til relevant fagmiljø, med internasjonal orientering og eventuell tilknytning til forskergruppe
  • Skal sikre at også utenlandske kandidater blir godt ivaretatt og inngår naturlig i det faglige miljøet

Dekan:

  • Fatter opptaksvedtak
  • Har ansvar for å oppnevne formelt hoved- og biveileder i opptaksvedtaket

2. Gjennomføre

Mål: Ph.d.-kandidater ved HSN skal sikres god kvalitet og støtte i alle deler av studieløpet, slik at de kan gjennomføre innenfor normert tid og oppnår beskrevet læringsutbytte for programmet.

Underveis i ph.d.-løpet

Gjennomføringen av ph.d-løpet er omhandlet i kapittel 3 i ph.d.-forskriften.

Programutvalget:

  • Skal følge opp at kandidatene får jevnlig og forutsigbar veiledning av høy kvalitet i tråd med ph.d.-forskriften ved høyskolen
  • Skal delta sammen med FoI-seksjonen og viserektor for FoI i arbeidet med å følge opp veilederne og tilby veiledningskurs
  • Skal sikre at kandidatene har et faglig forum
  • Har ansvar for fremdriftsrapportering og midtveisevaluering i samarbeid med fakultetet
  • Har ansvar for å evaluere kandidatens progresjon og gjennomføre midtveisevaluering
  • Skal sikre at kandidatens fremdrift er i henhold til normert tid, avtale om finansiering og at prosjektet er i samsvar med god forskningspraksis og holder riktig faglig nivå
  • Har ansvar for faglig vurdering og eventuelt godkjenne innpassing av ekstern utdanning mht. kravene i programmet og overgangsordninger for ph.d.-kandidater som skifter ph.d.-program eller slutter
  • Har ansvar for at veiledningen blir evaluert og rapportert i tråd med kvalitetssystemet
  • Har ansvar for eventuelt sluttseminar

Forskningsutvalget:

  • Har ansvar for å innstille til klagenemnda i saker angående beslutning om tvungen avslutning av ph.d.-utdanningen før avtalt tid og klager på alle enkeltvedtak

FoI-seksjonen:

  • Har ansvar for den årlige elektroniske evalueringen av ph.d.-programmene som sendes ut årlig til ph.d.-kandidatene ved alle ph.d.-programmene
  • Har ansvar for å oppdatere den elektroniske evalueringen årlig, og sende rapporter med resultater fra evalueringen til lederne av programutvalgene
  • Har ansvar for å lede ph.d.-forum som består av ph.d.-koordinatorene fra alle ph.d.-programmene
  • Har ansvar for å samordne og oppdatere ph.d.-håndbok, rutiner, skjema på ph.d.-programmene

3. Avslutte

Mål: Forskningsarbeid og publiseringer gjort av ph.d.-kandidater ved HSN skal holde høy internasjonal standard. 

Innlevering og bedømming av avhandling

Sluttføring og innlevering av avhandling er omhandlet i kapittel 4 i forskriften, og beskrives steg for steg i HSNs kvalitetsrutiner og arbeidsbeskrivelser for innlevering og bedømming av avhandling med tilhørende skjema.

Programutvalget:

  • Har ansvar for å sende avhandling til bedømmelseskomité
  • Har ansvar for at vurdering og bedømmelse av avhandlingen blir gjennomført
  • Har ansvar for å godkjenne søknad om bedømming og opprette bedømmelseskomité
  • Har ansvar for å behandle komitéinnstillingene
  • Har ansvar for å sikre at bedømmelsen av avhandlingen til kandidaten tilfredsstiller minstekrav for forskerkompetanse og at forventet læringsutbytte nås

Ph.d.-koordinator

  • Har ansvar for å sende pressemelding til kommunikasjonsavdelingen
  • Har ansvar for å  legge til rette for og følge opp prøveforelesning og disputas

Kommunikasjonsavdelingen

  • Skal publisere informasjon om disputas på HSNs nettsider

Prøveforelesning og disputas

Rutine for prøveforelesning og disputas, med tilhørende arbeidsbeskrivelser og skjema benyttes i prosessen.

Temaet for prøveforelesning skal kunngjøres for kandidaten og offentliggjøres 10 arbeidsdager før forelesningen. Det er bedømmelseskomiteen som foreslår tema for prøveforelesningen, og temaet skal ikke stå i direkte forbindelse med tema for avhandlingen.
Disputasen er kandidatens forsvar av avhandlingen. Det er fakultetet som organiserer disputasen. Tid og sted for disputas offentliggjøres senest 10 arbeidsdager før den avholdes. Som hovedregel gjennomføres prøveforelesning og disputas på samme dag.

Programutvalget:

  • Har ansvar for gjennomføring av prøveforelesning og disputas
  • Skal sikre at kandidaten formelt får sitt vitnemål og blir kreert til doktor
  • Har ansvar for tildeling av doktorgrad