Organisering av ph.d.-utdanningen
Styret
- Ph.d.-utdanningen er forankret på institusjonsnivå, og USNs styre har det overordnede ansvaret, herunder fastsettelse av organisering, ledelse og drift
- Styret er akkredititeringsmyndighet. Fakultetsstyret beslutter om det skal søkes Universitetsstyret om utredningstillatelse. Dekanen beslutter om det skal søkes om akkreditering.
Fakultetsstyret og dekan
-
Ansvaret for ph.d.-programmet ligger til dekanen ved programmets vertsfakultet. Dekan foreslår, og fakultetsstyret oppnevner ph.d.-programansvarlig. Dekan delegerer ansvaret for utvikling og kvalitet i programmet til ph.d.-programansvarlig.
-
Ansvaret for ph.d.-programmet skal forvaltes i samarbeid med visedekan for forskning, fakultetsstyret, ph.d.-programutvalget, instituttledere, emneansvarlige/fagmiljøer og veiledere.
- Dekanen skal sikre at fakultetet har faglig relevante forskningsprosjekter i forskerutdanningen (e)
- Fakultetsstyret fatter vedtak om tvungen avslutning av doktorgradsutdanning som følge av vitenskapelig uredelighet.
Programutvalg
- Hvert ph.d.-program har et ph.d.-programutvalg. Programutvalget er gitt mandat av universitetsstyret og har ansvar for faglig innhold, utvikling og undervisning ved programmet innenfor vedtatte rammer og retningslinjer og skal bidra til at ph.d.-utdanningen holder høy faglig kvalitet
- Programutvalget har delegert myndighet fra styret til å fatte beslutning om opptak, godkjenne/endring av veiledere, godkjenning av avhandling for disputas, oppnevning av bedømmelseskomité mm. iht. ph.d.-forskriften
- Har myndighet til å fatte vedtak på vegne av dekan og fakultetsstyret i saker som gjelder gjennomføring av ph.d.-programmet i tråd med USNs ph.d.-forskrift og øvrig regelverk
- Skal følge opp ph.d.-programmet i tråd med USNs kvalitetssystem, gi råd til fakultetsledelsen og rapportere på kvalitet i programmet
Leder for programutvalget
- Skal fungere som programansvarlig på ph.d.-programmet og rapporterer til deka
- Igangsette og lede prosesser for utvikling og revisjon av ph.d.-programmet i tråd med USNs vedtatte kvalitetsdimensjoner, og med fokus på faglige innhold, profil og relevans
- Fremme saker for, og lede ph.d.-programutvalget iht. mandat for ph.d.-programutvalg ved USN.
- Øvrige ansvarsforhold og oppgaver er beskrevet i USNs funksjonsbeskrivelse for ph.d.-programansvarlig
Institutt
- Skal sikre tilknytning til relevant fagmiljø, med internasjonal orientering og sørge for tilknytning til en aktiv forskergruppe og/eller forskningssentre
- Instituttleder skal gjennomføre årlige medarbeidersamtaler med stipendiater som er ansatt ved USN
- Skal sikre at kandidaten til enhver tid har tilgang på relevant infrastruktur; PC og nødvendig IT utstyr, kontorplass, tilganger til laboratorier og bibliotek samt øvrige campustjenester
Ph.d.-koordinator
-
Ansvarlig for administrative oppgaver knyttet til praktisk gjennomføring, kvalitetssikring og utvikling av doktorgradsprogrammene
-
Er utvalgssekretær for ph.d.-programutvalget
-
Administrativ støtte til ph.d.-kandidatene i programmet fra oppstart til avslutning
-
Administrativ støtte til ph.d.-programansvarlig
Avdeling for forskning, innovasjon og internasjonalisering (AFI)
- Har ansvar for å lede ph.d.-forum, en fast møteplass for ph.d.-koordinatorer
- Ph.d. forum skal være en arena for faglig oppdatering, deling og erfaringsutveksling på tvers av program
- Har ansvar for å samordne felles prosedyrer på tvers av ph.d.-programmene. Herunder oppdatere ph.d. håndboka, skjema og avtaler og implementere nye retningslinjer og rutiner
- Bistår og/eller leder utviklingsarbeid- og prosesser
Avdeling for utdanning og studiekvalitet (AUS)
-
Har ansvar for akkreditering av emner
Forskningsutvalget
- Koordinerer på tvers av USNs ph.d.-programmer og skal sikre en enhetlig og god forskerutdanning ved USN. Viserektor for forskning er leder for forskningsutvalget
Ansvar i gjennomføringen av ph.d.-løpet
1. Starte opp
Mål: Ph.d.-kandidater ved USN skal sikres en god oppstart som legger grunnlaget for en vellykket gjennomføring av ph.d.-utdanningen.
Før opptak
Her finner du alle skjema og informasjon om forberedelser og prosessen frem mot opptak.
Alle kandidater må søke om opptak til et ph.d. program iht. gitte frister, normalt innen 3 måneder etter ansettelse/oppstart i prosjekt.
Flertallet av USNs ph.d.-kandidater finansieres gjennom stipendordninger som medfører et ansettelsesforhold mellom kandidaten og USN. For disse har instituttleder personalansvar. Vanlige regler om ansettelse gjelder for ph.d.-kandidater tilsatt ved USN eller ekstern part. I tillegg er stipendiatstillinger underlagt Forskrift om ansettelsesvilkår for stillinger som postdoktor, stipendiat, vitenskapelig assistent og spesialistkandidat.
For søkere med nærings- ph.d. ,cotutelle eller med andre eksternfinansierte avtaler, vil opptakssøknad kreve ytterligere tillegg.
Programutvalget:
- Har ansvaret for at USN tar inn høyt kvalifiserte kandidater til sin forskerutdanning
- Skal sikre kvalitet i ansettelses- og opptaksprosessen
- Skal sikre at det finnes veileder(e) med formell kompetanse og kapasitet til å ta imot kandidaten som tilbys opptak ved studiet
Instituttleder:
- Avtaler oppstartsdato med kandidaten, og sørger for kontorplass i relevant fagmiljø
- Bestiller IT-utstyr (evt. delegerer dette til ph.d. koordinator)
- Skal sikre at kandidatene så tidlig som mulig innlemmes i instituttets miljø
- Utarbeider i samarbeid med kandidaten en plan for gjennomføring av eventuelt pliktarbeidet i henhold til forskriftene
- Påser at kandidaten har satt seg inn i USNs beredskap- og sikkerhets informasjon som gjelder på campus og på reise. Informerer om IKT reglement og de viktigste punktene i eksportkontroll loven
Ph.d.-koordinator:
- Kontrollerer opptakssøknad med vedlegg og forbereder opptakssak for programutvalget
- Sikrer at kandidaten søker om opptak i ph.d.-programmet innen tre måneder etter oppstart
- Forbereder mottak og gjennomfører oppstartsamtale med ph.d. kandidat
- Informasjon om regelverk, opptaksprosedyrer, infrastruktur/campusinformasjon, plikter og rettigheter som ph.d. stipendiat mm.
- Informasjon om formelle og uformelle møteplasser, sosiale arrangement, åpne kurs/konferanser samt generell informasjon om mobilitet, aktuelle samlinger og tilknytning til stipendiatforeningen ved USN
- Dersom kandidat ikke er norsk/ikke har fast bosted i Norge, vil det ofte være behov for informasjon om norsk arbeidsliv, kulturforståelse mm.
Etter søknad om opptak
Her finner du alle skjema og informasjon om opptak og oppstart.
Prosessen fra søknad om opptak fram til en skriftlig avtale er omhandlet kapittel 2 i ph.d. - forskriften
Ph.d.-kandidat:
- Sender søknad om opptak til ph.d.-utdanningen til ph.d.-koordinator innen gitt frist
- Leverer utfylt avtale med signaturer fra kandidaten selv, veiledere og eventuell ekstern institusjon til ph.d.-koordinator
Programutvalget:
- Behandler søknaden og fatter opptaksvedtak/anbefaling
- Behandler endelig prosjektbeskrivelse dersom denne ikke allerede er levert inn med opptakssøknaden
- Skal følge opp tilknytning til relevant fagmiljø, med internasjonal orientering og tilknytning til forskningsgruppe
- Skal sikre at også utenlandske kandidater blir godt ivaretatt og inngår naturlig i det faglige miljøet
Ph.d.-koordinator:
- Orienterer kandidat og veileder om opptaksvedtak
- Sikrer at opptaket formaliseres i form av skriftlig avtale mellom ph.d.- kandidat, veiledere, ansvarlig fakultet v/dekan og eventuell ekstern institusjon innen tre uker etter opptak
- Sikrer at kandidat og veileder innen tre måneder etter opptak leverer endelig prosjektbeskrivelse dersom denne ikke allerede er levert inn med opptakssøknaden
2. Gjennomføre
Mål: Ph.d.-kandidater ved USN skal sikres god kvalitet og støtte i alle deler av studieløpet, slik at de kan gjennomføre innenfor normert tid og oppnår beskrevet læringsutbytte for programmet.
Underveis i ph.d.-løpet
Gjennomføringen av ph.d-løpet er omhandlet i kapittel 3 i ph.d.-forskriften.
Programutvalget:
- Skal følge opp at kandidatene får jevnlig og forutsigbar veiledning av høy kvalitet i tråd med ph.d.-forskriften ved universitetet
- Skal følge opp veilederne og tilby veiledningskurs i samarbeid med AFI
- Skal sikre at kandidatene har et faglig og sosialt forum
- Har ansvar for behandling av kandidatens progresjon
- Skal sikre at kandidatens fremdrift er i henhold til normert tid, avtale om finansiering og at prosjektet er i samsvar med god forskningspraksis og holder riktig faglig nivå
- Har ansvar for å gjennomføre midtveisevaluering og andre formaliserte seminar; som første seminar og/eller sluttseminar. (Noe ulik praksis på det enkelte ph.d. -program)
- Har ansvar for faglig vurdering og eventuelt godkjenne innpassing av ekstern utdanning mht. kravene i programmet og overgangsordninger for ph.d.-kandidater som skifter ph.d.-program eller slutter
- Har ansvar for at veiledningen blir evaluert og rapportert i tråd med kvalitetssystemet
Ph.d.-koordinator:
- Sikrer at kandidaten leverer progresjonsrapport og midtveisrapport
- Sørger for informasjon om løpende frister.-f.eks. for registrering av kurs, innsending av dokumentasjon ved søknad om endringer relatert til ph.d. -løpet oa.
- Har jevnlig dialog og oppfølging av kandidater mht. trivsel og psykososialt miljø
- Sørger for informasjon om ph.d. – relevante saker ved USN, f.eks Forskningsdagene, endringer eller nyheter i programmet, nye felles kurs oa.
Avdeling for forskning og innovasjon kan bistå med rådgivning og delta i ulike utviklingsprosesser
3. Avslutte
Mål: Forskningsarbeid og publiseringer gjort av ph.d.-kandidater ved USN skal holde høy internasjonal standard.
Innlevering og bedømming av avhandling
Sluttføring og innlevering av avhandling er omhandlet i kapittel 4 i ph.d. -forskriften
Programutvalget:
- Har ansvar for å godkjenne søknad om bedømming og oppnevne bedømmelseskomité
- Har ansvar for å sikre at bedømmelsen av avhandlingen til kandidaten tilfredsstiller minstekrav for forskerkompetanse og at forventet læringsutbytte nås
- Har formelt ansvar med å sende avhandling til bedømmelseskomité
- Har ansvar for å behandle komitéinnstillingene
- Har ansvar for at prøveforelesning og offentlig bedømmelse av avhandlingen blir gjennomført
Ph.d.-koordinator
- Har praktisk ansvar for å sende avhandlingen, med alle nødvendige vedlegg, til bedømmelseskomitéen
- Har ansvar for å følge opp komitéens innstilling. Sender innstillingen til kandidat og veileder og lager saksfremlegg til programutvalget
- Avklarer med bedømmelseskomité, kandidat, veiledere og fakultet dato for offentlig disputas
- Informerer bibliotek og kommunikasjonsavdelingen ved USN
Prøveforelesning og disputas
Temaet for prøveforelesning skal kunngjøres for kandidaten og offentliggjøres 10 arbeidsdager før forelesningen. Det er bedømmelseskomiteen som oppgir tema for prøveforelesningen, og temaet skal ikke stå i direkte forbindelse med tema for avhandlingen. Jfr. § 4-14 i ph.d. -forskriften
Disputasen er kandidatens forsvar av avhandlingen. Det er fakultetet som organiserer disputasen. Tid og sted for disputas offentliggjøres senest 10 arbeidsdager før den avholdes. Som hovedregel gjennomføres prøveforelesning og disputas på samme dag.
Se USNs rutine for gjennomføring av disputas.
Programutvalget:
- Har ansvar for å legge til rette for gjennomføring av prøveforelesning og disputas, enten fysisk på campus eller digitalt
- Skal sikre at kandidaten formelt får sitt vitnemål og blir kreert til doktor. Programutvalget fatter vedtak om godkjenning av doktorgradsprøven på grunnlag av bedømmelseskomitéens innstilling. Rektor tildeler graden (kreerer)
Ph.d.- koordinator:
- Har ansvaret for å forberede det praktiske i forbindelse med gjennomføring av prøveforelesning og disputas – se arbeidsbeskrivelse 7.3.2
Avdeling for forskning, innovasjon og internasjonalisering:
- Har ansvar for å sende kreeringsmelding til rektor for godkjenning
Kommunikasjonsavdelingen:
- Skal publisere informasjon om prøveforelesning og disputas på USNs nettsider
Universitetsbiblioteket:
- Har ansvar for trykking og publisering av avhandlingen
- Bistår med å sette sammen avhandlingen (sette sammen pdf filer, kappe, artikler, og legger inn oversikt artikler, sidenr osv.)